Universidad Andina Simón Bolívar

Vinculación con la Colectividad


MACROPROCESO: VINCULACIÓN CON LA COLECTIVIDAD

APROBADO POR: Presidente Comité de Vinculación con la Colectividad: Carlos Landázuri

PROCESO: CURSOS AVANZADOS

SUBPROCESO: ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO CURSOS AVANZADOS

 ELABORADOR POR: Coordinador Comité de Vinculación con la Colectividad: Edison Paredes, Presidente Comité de Vinculación con la Colectividad: Carlos Landázuri, Secretaria Comité de Vinculación con la Colectividad: Erika Cruzatty

POE No.: UASB-3-VINC-2.2

EQUIPO PROCESOS: Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Áreas académicas y demás instancias 

OBJETIVO:

Ofrecer a los diferentes sectores de la sociedad alternativas de educación continua basada en la identificación de sus intereses. 

ALCANCE:

Este procedimiento abarca las actividades desde la aprobación del curso Avanzado por el Comité de Dirección Académica hasta la generación del Programa de Curso Avanzado y elaboración de informe de Curso Avanzado

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Subir información del "Programa de Curso Avanzado" a sistema "Plataforma de Vinculación" ( fecha de inicio y fin del curso, detalle de temas de clases, horas y profesor o conferenciante asignado)  Secretaria designada/ Coordinador de curso Sistema  "Plataforma de Vinculación" Durante periodo de Organización 
2 Enviar a Secretaria General programa de curso avanzado para seguimiento y posterior emisión de certificados Personal designado Programa de Curso Avanzado Durante periodo de Organización 
3 Enviar a D.A.F. programa de curso para seguimiento  Personal designado Programa de Curso Avanzado Durante periodo de Organización 
4 Solicitar syllabus, materiales a ser utilizado en asignaturas  Coordinador del curso avanzado Formato syllabus       Durante periodo de Organización 
Formato solicitud de suministros y materiales                  Durante periodo de Organización 
5 Generar syllabus  Docente Syllabus 

Durante periodo de Organización 
6 Enviar syllabus y material de docencia a Coordinador de Curso Avanzado Docente Syllabus

Durante periodo de Organización 
7 Recibir, revisar y aprobar syllabus (en caso de ser necesario remitir para cambios) Coordinador del curso avanzado Syllabus

Durante periodo de Organización 
8 Solicitar Material de difusión de Curso Avanzado a Relaciones Públicas  Coordinador del curso avanzado   Durante periodo de Organización 
9 Recibir notificación del "Plataforma de Vinculación con la Colectividad" y acordar material para la difusión del curso (verificar existencia al curso)  Relaciones Públicas Sistema  "Plataforma de Vinculación" Durante periodo de Organización 
10 Generan material de publicidad de curso avanzado y enviar a Coordinador Curso avanzado para su aprobación Relaciones Públicas Medios de difusión Durante periodo de Organización 
11 Aprobar material de publicidad  propuesto por Relaciones públicas (en caso de no aprobar material de publicidad reenviar para cambios) Coordinador del curso avanzado Sistema  "Plataforma de Vinculación" Durante periodo de Organización 
12 Emitir medios de publicidad según lo acordado con el coordinador y las necesidades de difusión establecidas para el curso avanzado  Secretaria designada Material de difusión Durante periodo de Organización 
13 Realizar difusión de curso avanzado (página web de la universidad, entrega de hojas de difusión) Relaciones Públicas Sistema  "Plataforma de Vinculación" Conforme cronograma de Curso Avanzado
14 Habilitar en la pagina web, el link para la inscripción en cursos avanzados  Relaciones Públicas Pagina web Universidad Periodo de inscripción
15 Realizar inscripción en línea a cursos avanzado en página web de la Universidad Participante Sistema  "Plataforma de Vinculación" Periodo de inscripción
16 Pagar rubros establecidos para el curso avanzado en tesorería Participante   Periodo de inscripción
17 Registrar pago de rubros de matriculación en Sistema Universitas Tesorería Sistema Universitas Periodo de inscripción
18 Realizar seguimiento de inscritos mínimo para realización del curso avanzado  Coordinador de Curso Avanzado Sistema Universitas  Periodo de inscripción
19 En caso de no existir el número de inscritos mínimo se puede solicitar una mayor difusión del curso a Relaciones públicas  Coordinador de Curso Avanzado Secretaría del Área Académica Material de difusión Periodo de inscripción
20 (En caso de no llegar al número mínimo) Solicitar a la Dirección General Académica y Rectorado la aprobación de apertura de curso (si no se aprueba se regresa el dinero a los Estudiante)  Coordinador del curso avanzado Formato solicitud de apertura de curso (número incompleto de Estudiante) Durante periodo de Organización 
21 Confirmar (vía telefónica o electrónica) con el Docente las fechas y horarios de clases  Secretaria Designada Correo electrónico de compromiso del Docente Durante periodo de Organización 
22 Aceptar cronograma de clases (caso contrario solicita cambios) Docente Cronograma de clases Durante periodo de Organización 
23 Pedir información personal  a los Docentes para los contratos: hoja de vida, títulos pregrado  y posgrado,  copia C.I., copia RUC, certificado bancario de la cuenta donde se acreditará sus honorarios, formulario de autorización de transferencia bancaria. (Actualizar año a año información de Docentes en caso de ser necesario) Secretaría del Área Académica Correo electrónico  Durante periodo de Organización 
Modelo de autorización de transferencia 
24 Solicitar contrato a Docente por medio de misceláneo y enviar a Rectorado Secretaría del Área Académica Contrato Misceláneo  Durante periodo de Organización 
25 Solicitar aulas para cursos avanzados en sistema gestión de aulas  Secretaría del Área Académica Sistema gestión de aulas  Durante periodo de Organización 
26 Solicitar a Control de Bienes material para el curso Coordinador del curso avanzado Correo electrónico /  Durante periodo de Organización 
Formulario Solicitud de suministros y materiales 
27 Recibir formulario y preparar materiales e insumos según cantidades aprobadas Control de bienes Formulario Solicitud de suministros y materiales  Durante periodo de Organización 
28 Notificar a secretaria designada para retiro de materiales e insumos Control de bienes Formulario Solicitud de suministros y materiales  Durante periodo de Organización 
29 Retirar de Control de bienes materiales y verificar cantidades Coordinador del curso avanzado Registro de requerimiento de suministros firmado Durante periodo de Organización 
30 Recibir listado de matriculados de Tesoreria  Coordinador del curso avanzado   Durante periodo de Organización 
31 Ingresar listado de Estudiante de curso avanzado en la "Plataforma de Vinculación con la Colectividad" Secretaria designada Plataforma Vinculación con la Colectividad Durante periodo de Organización 
32 Enviar por correo electrónico a los Estudiante  materiales, syllabus, demás documentos que se requieran e información de aula o lugar destinada para clases  Secretaria Correo electrónico  Durante periodo de Organización 
33 Recibir material, por parte de los Docentes. En caso de documentos impresos enviar a la fotocopiadora para la reproducción y posterior entrega a los Estudiante (guardar ejemplar impreso para posterior entrega a biblioteca) Coordinador/ Secretaria / Docente Material del Docente Durante periodo de Organización 
34 Entregar material de docencia relacionado al curso y dejarlo en copiadora para su reproducción  Secretaría del programa / Docentes   Durante periodo de Organización 
35 Realizar registros físicos de asistencias mediante lector de código de barras al inicio de clases Secretaria / Coordinador / Docente Formulario de registro físico asistencias Durante periodo de Organización 
36 Enviar a Jefatura Administrativa fecha de inicio y fin, horas y nombre de Docente para acceso a parqueadero Secretaria Solicitud tickets parqueo Durante periodo de Organización 
37 Entregar al Docente tizas líquidas  y material impreso para Estudiante de ser el caso. Secretaria Ticket de parqueo Durante periodo de Organización 
38 Programar con el Coordinador la fecha de  evaluación  al  Docente y entregar formularios impresos al Coordinador para evaluación escrita con los Estudiante Secretaria / Coordinador Formulario evaluación  Docentes Durante periodo de Organización 
39 Desarrollar clases de curso avanzado Docente Material Syllabus Durante periodo de Desarrollo
40 Evaluar curso avanzado y Docentes físico Estudiante  Formato de evaluación curso Avanzado Durante periodo de Desarrollo
41 Tabular evaluaciones de Docentes Coordinador de curso avanzado Reporte evaluación Docente Durante periodo de Desarrollo
42 Establecer temática y características de Trabajo Final  Coordinador de curso avanzado Trabajo Final  Una vez finalizado el Curso
43 Elaborar el trabajo final y entregar a coordinador del curso  Estudiante Trabajo Final  Dentro de plazo establecido 
44 Calificar Trabajo Final y elaborar listado de calificaciones  Coordinador Listado de Calificaciones Dentro de plazo establecido 
45 Elaborar Informe de Asistencias en base a registros fisicos de asistencia o registro de codigo de barras Secretaria Coordinador  Informe de Asistencia  Una vez finalizado el Curso
46 Solicitar a Secretarpia General la emisión de certificados, adjuntando Informe de Asistencias y Listado de Calificaciones  Coordinador de curso avanzado   Una vez finalizado el Curso
47 Verificar el cumplimento mínimo de asistencias (70%) y calificaciones (7/10)  para la emisión de certificados a Estudiante Secretaría General   Una vez finalizado el Curso
48 Emitir certificado de aprobación o de asistencia de curso avanzado, según el caso Secretaría General  Certificado de culminación de curso Una vez finalizado el Curso
49 Elaborar informe de evaluación de Curso Avanzado, entregar a Director del Área Académica y subir a Plataforma de Vinculación Coordinador de curso avanzado Informe evaluación final curso avanzado Una vez finalizado el Curso