Universidad Andina Simón Bolívar

Vinculación con la Colectividad


MACROPROCESO: VINCULACIÓN CON LA COLECTIVIDAD

APROBADO POR:  Presidente Comité de Vinculación con la Colectividad: Carlos Landázuri

PROCESO: CURSOS ABIERTOS

SUBPROCESO: ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO CURSOS ABIERTOS

ELABORADOR POR: COORDINADOR COMITÉ DE VINCULACIÓN CON LA COLECTIVIDAD: Edison Paredes, PRESIDENTE COMITÉ DE VINCULACIÓN CON LA COLECTIVIDAD: Carlos Landázuri, SECRETARIA COMITÉ DE VINCULACIÓN CON LA COLECTIVIDAD: Erika Cruzatty

POE No.: UASB-3-VINC-1.2

EQUIPO PROCESOS: Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Áreas académicas y demás instancias 

OBJETIVO:

Ofrecer a los diferentes sectores de la sociedad alternativas de educación continua basada en la identificación de sus intereses.

ALCANCE:

Este procedimiento abarca las actividades desde la aprobación del curso abierto por el Comité de Dirección Académica hasta la generación del Programa de Curso Abierto y elaboración de Informe Final

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Subir información del "Programa de Curso Abierto" a sistema "Plataforma de Vinculación con la Colectividad"  ( fecha de inicio y fin de los 3 módulos, detalle de temas de clases, horas y Docente o conferenciante asignado) . Coordinador Curso Abierto Secretaria del Área Académica  Sistema  "Plataforma de Vinculación" Durante periodo de Organización 
2 Enviar a Secretaria General programa de curso abierto para seguimiento y posterior emisión de certificados. Personal designado Programa de Curso Abierto  Durante periodo de Organización 
3 Enviar a D.A.F. programa de curso para seguimiento. Personal designado Programa de Curso Abierto  Durante periodo de Organización 
4 Solicitar Material de difusión de Curso Abierto a Relaciones Públicas. Coordinador del Curso Abierto Solicitud de Suministros y material Durante periodo de Organización 
5 Recibir notificación de la "Plataforma de Vinculación"  y acordar material para la difusión del curso. Relaciones Públicas Coordinador curso Sistema  "Plataforma de Vinculación" Durante periodo de Organización 
6 Generan material de difusión de curso y enviar a Coordinador Curso Abierto para aprobación. Relaciones Públicas Medios de difusión Durante periodo de Organización 
7 Aprobar material de difusión propuesto por Relaciones públicas (en caso de no aprobar material de difusión reenviar para cambios). Coordinador del curso abierto Sistema  "Plataforma de Vinculación" Durante periodo de Organización 
8 (Una vez aprobados los medios de difusión) Remitir medios de difusión a Secretaría del Área Académica para difusión. Coordinador del curso abierto Medios de difusión  
9 Emitir medios de difusión según lo acordado con el coordinador y las necesidades de difusión establecidas para el curso abierto. Secretaria del Área Académica Medios de difusión Durante periodo de Organización 
10 Realizar difusión de curso abierto (página web de la universidad, entrega de hojas de difusión). Relaciones Públicas Sistema  "Plataforma de Vinculación" Durante periodo de Organización 
11 Habilitar en la pagina web, el link para la inscripción en cursos abiertos. Relaciones Públicas Pagina web Universidad Conforme cronograma de Curso Abierto
12 Recibir medios de difusión (físicos o electrónicos). Participantes     
13 Realizar inscripción en línea a curso abierto en página web de la Universidad. Participantes  Pagina web Universidad Periodo de inscripción
14 Pagar rubros establecidos para el curso abierto en tesorería. Participantes    Periodo de inscripción
15 Registrar pago de rubros de matriculación en Sistema Olympus. Tesorería Sistema Universitas Periodo de inscripción
16 Realizar seguimiento de inscritos mínimo para realización del curso abierto. Coordinador de Curso Abierto Sistema Universitas  Periodo de inscripción
17 En caso de no existir el número de inscritos mínimo se puede solicitar una mayor difusión del curso a Relaciones públicas y/o Personal designado. Coordinador de Curso Abierto Secretaría del Área Académica Material de difusión Periodo de inscripción
18 (En caso de no llegar al número mínimo) Solicitar a la Dirección General Académica y Rectorado la aprobación de apertura de curso. Coordinador del curso abierto   Periodo de inscripción
19 (En caso de no aprobarse la apertura del curso) Devolver el dinero a los inscritos o se los coloca en otros cursos. Coordinador de Curso Abierto Secretaría del Área Académica   Durante periodo de Organización 
20 Solicitar syllabus, materiales a ser utilizado en el curso a docentes. Coordinador del curso abierto Formato syllabus  

Inicio de cada modulo
Solicitud de Suministros y material
21 Generar syllabus. Docente Syllabus
Inicio de cada modulo
22 Enviar syllabus y material de docencia a Coordinador de Curso Abierto. Docente Syllabus

Inicio de cada modulo
23 Recibir, revisar y aprobar syllabus (en caso de ser necesario remitir para cambios). Coordinador del curso abierto Syllabus
Inicio de cada modulo
24 Confirmar (vía telefónica o electrónica) con el docente las fechas y horarios de clases. Secretaria del Área Académica Correo electrónico de compromiso del docente Inicio de cada modulo
25 Aceptar cronograma de clases (caso contrario solicita cambios). Docente Cronograma de clases Inicio de cada modulo
26 Pedir información personal  a los docentes para los contratos: hoja de vida, títulos pregrado  y posgrado,  copia C.I., copia RUC, certificado bancario de la cuenta donde se acreditará sus honorarios, formulario de autorización de transferencia bancaria. (Actualizar año a año información de docentes en caso de ser necesario). Secretaría del Área Académica Correo electrónico  Inicio de cada modulo
27 Solicitar contrato de docente por medio de misceláneo y enviar a Rectorado. Secretaría del Área Académica Contrato Misceláneo  Inicio de cada modulo
28 Solicitar aulas para cursos abiertos, en sistema gestión de aulas . Secretaría del Área Académica Sistema gestión de aulas  Inicio de cada modulo
29 Solicitar a Control de Bienes material didáctico para el curso. Secretaria del Área Académica Correo electrónico /  Inicio de cada modulo
Formulario Solicitud de suministros y materiales 
30 Recibir formulario y preparar materiales e insumos según cantidades aprobadas. Control de bienes Formulario Solicitud de suministros y materiales  Inicio de cada modulo
31 Notificar a secretaria del Área Académica para retiro de materiales e insumos. Control de bienes Formulario Solicitud de suministros y materiales  Inicio de cada modulo
32 Retirar de Control de bienes material didáctico y verificar cantidades. Coordinador del curso abierto Registro de requerimiento de suministros firmado Inicio de cada modulo
33 Recibir listado de matriculados de Tesorería. Coordinador del curso abierto   Inicio de cada modulo
34 Ingresar listado de participantes de curso abierto en la "Plataforma de Vinculación con la Colectividad". Secretaria del Área Académica Plataforma Vinculación con la Colectividad Inicio de cada modulo
35 Enviar por correo electrónico a los estudiantes  materiales, syllabus, demás documentos que se requieran e información de aula o lugar destinada para clases . Secretaria Correo electrónico  Inicio de cada modulo
36 Recibir material, por parte de los docentes. En caso de documentos impresos enviar a la fotocopiadora para la reproducción y posterior entrega a los estudiantes (guardar ejemplar impreso para posterior entrega a biblioteca). Coordinador/ Secretaria / Docente Material del docente Inicio de cada modulo
37 Entregar material de docencia relacionado al curso y dejarlo en copiadora para su reproducción . Secretaría  / Docentes Material del docente Inicio de cada modulo
38 Enviar a Jefatura Administrativa fecha de inicio y fin, horas y nombre de docente para acceso a parqueadero. Secretaria Correo electrónico Inicio de cada modulo
39 Realizar registros físicos de asistencias mediante lector de código de barras al inicio de clases. Secretaria / Coordinador / Docente Formulario de registro físico asistencias  Inicio de cada modulo
40 Entregar al docente tizas líquidas  y material impreso para estudiantes del ser el caso. Secretaria   Inicio de cada modulo
41 Programar con el Coordinador la fecha de  evaluación  al  docente y entregar formularios impresos al Coordinador para evaluación escrita con los estudiantes. Secretaria / Coordinador Ficha de evaluación  docentes Inicio de cada modulo
42 Desarrollo de primer modulo. Docente Material Syllabus Octubre - Diciembre 
43 Atender requerimientos varios propios del curso abierto ( cambios de aulas, material, etc.). Secretaria   Durante periodo de Desarrollo
44 Realizar evaluación de docentes primer modulo(docentes y curso abierto). Participantes  Sistema Universitas  Durante periodo de Desarrollo
45 Tabular evaluaciones de docentes. Personal designado Reporte evaluación docente Durante periodo de Desarrollo
46 Elaborar Reporte de Asistencias en base a registros físicos de asistencia o registro de código de barras y entregar a Secretaría General. Secretaria Coordinador  Reporte de Asistencia  Durante periodo de Desarrollo
47 Recibir Reporte de Asistencia y gestionarlo (Proceso Recepción Reporte de Asistencia Vinculación con la Colectividad).   Reporte de Asistencia   
48 Solicitar certificados de asistencia para primer modulo a Secretaría General. Participantes    Durante periodo de Desarrollo
49 Entregar certificado de asistencia de primer modulo. Secretaria General  Certificado de asistencia primer módulo Una vez concluido el primer módulo
50 Ingresar programa de segundo modulo en la "Plataforma de Vinculación con la Colectividad". Secretaría del Área Académica Plataforma Vinculación con la Colectividad Inicio de cada modulo
53 Habilitar en la pagina web, el link para la inscripción en cursos abiertos (en caso de ser necesario). Relaciones públicas Pagina web Universidad Inicio de cada modulo
51 Realizar seguimiento de inscritos. Director del área   Inicio de cada modulo
52 En caso de no existir el número de inscritos mínimo se puede solicitar una mayor difusión del curso a Relaciones públicas y/o Personal designado. Secretaría del Área Académica Medios de difusión Inicio de cada modulo
54 Realizar Inscripción de nuevos participantes para segundo modulo. Secretaria del Área Académica Plataforma Vinculación con la Colectividad Inicio de cada modulo
55 Desarrollo de segundo modulo (Repetir actividades desde 20 a 41) . Docente   Enero - Marzo
56 Atender requerimientos varios propios del curso abierto ( cambios de aulas, material, etc.). Secretaria   Durante periodo de Desarrollo
57 Realizar evaluación de docentes segundo  modulo(docentes y curso abierto). Participantes  Formato físico de evaluación Durante periodo de Desarrollo
58 Tabular evaluaciones de docentes. Personal designado Reporte evaluación docente Durante periodo de Desarrollo
59 Elaborar Informe de Asistencias en base a registros físicos de asistencia o registro de código de barras y entregar a Secretaría General. Secretaria Coordinador  Informe de Asistencia  Durante periodo de Desarrollo
60 Solicitar certificados de asistencia para segundo modulo. Participantes    Una vez concluido el segundo modulo
61 Verificar cumplimiento requisitos establecidos por el "Programa de Curso" ( asistencias 70%) para emisión de certificados. Secretaria General    Durante periodo de Desarrollo
62 Emitir certificado de asistencia de segundo módulo. Secretaria General  Certificado de asistencia segundo módulo Durante periodo de Desarrollo
63 Ingresar programa del tercer módulo en la "Plataforma de Vinculación con la Colectividad". Secretaria del Área Académica Plataforma Vinculación con la Colectividad Inicio de cada modulo
64 Realizar seguimiento de inscritos. Director del área Plataforma Vinculación con la Colectividad Inicio de cada modulo
65 En caso de no existir el número de inscritos mínimo se puede solicitar una mayor difusión del curso a Relaciones públicas y/o Personal designado. Secretaria del Área Académica Medios de difusión Inicio de cada modulo
66 Habilitar en la pagina web, el link para la inscripción en cursos abiertos (en caso de ser necesario). Relaciones públicas Relaciones públicas Inicio de cada modulo
67 Realizar Inscripción de nuevos participantes para tercer módulo. Secretaria del Área Académica Plataforma Vinculación con la Colectividad Inicio de cada modulo
68 Desarrollo de tercer modulo (Repetir actividades desde 20 a 41) . Docente   Abril a Junio
69 Atender requerimientos varios propios del curso abierto ( cambios de aulas, material, etc.). Secretaria   Durante periodo de Desarrollo
70 Realizar evaluación de docentes tercer modulo(docentes y curso abierto). Participantes  Formato de evaluación de Docentes Durante periodo de Desarrollo
71 Tabular evaluaciones de docentes. Personal designado Reporte evaluación docente Durante periodo de Desarrollo
72 Elaborar Informe de Asistencias en base a registros físicos de asistencia o registro de código de barras y entregar a Secretaría General. Secretaria Coordinador  Informe de Asistencia  Durante periodo de Desarrollo
73 Solicitar certificados de asistencia para tercer modulo. Participantes  Solicitud de Certificado de Asistencia Una vez concluido el tercer módulo
74 Verificar cumplimiento requisitos establecidos por el "Programa de Curso" ( asistencias 70% ) para emisión de certificados. Secretaria General    Una vez finalizado el Curso
75 Emitir certificado de asistencia de tercer modulo. Secretaria General  Certificado de Asistencia Una vez finalizado el Curso
76 Realizar seguimiento de participantes que cumplen con requisitos de asistencia (70%) en los 3 módulos dictados. Secretaria General  Sistema de gestión de aulas Una vez finalizado el Curso
77 Preparar temática para Trabajo Final, calendario de fechas y enviar a Secretaría General. Coordinador Curso Abierto   Una vez finalizado el Curso
78 Enviar calendario de fechas para elaboración de Trabajo Final, para participantes que cumplen con requisito de asistencia. Secretaria General  Formulario de presentación de trabajo final curso abierto  Una vez finalizado el Curso
Convocatoria 
79 Realizar inscripción y pago de "Derecho de TRABAJO FINAL" para la entrega de trabajo final. Participantes    Julio
80 Desarrollar trabajo final y entregar a Coordinador de Curso Abierto. Participantes  Trabajo Final  Dentro de plazo establecido 
81 Recibir y calificar Trabajos Finales. Coordinador Curso Abierto Trabajo Final  Dentro de plazo establecido 
82 Generar y enviar "Informe de Calificaciones de Trabajo Final" a Secretaría General. Secretaría General Informe de calificaciones Dentro de plazo establecido 
83 Informar a participantes sobre calificación obtenida a través de correo electrónico. Secretaría del Área Académica (verificar en el gráfico) Correo electrónico Dentro de plazo establecido 
84 Emitir certificado de aprobación de curso para participantes que cumplan con requisitos (asistencia 70% y nota mayor de 7/10) . Secretaría General Certificado de aprobación Dentro de plazo establecido 
85 Acercarse a Secretaría General para retiro de certificado de aprobación de curso   en Secretaría General . Participantes    Dentro de plazo establecido 
86 Realizar informe de curso abierto y entregar a Director del área, Subir a la plataforma de vinculación . Coordinador del curso abierto Informe de curso  Una vez concluido el Curso Abierto