Universidad Andina Simón Bolívar

Vicerrectorado

MACROPROCESO:  VICERRECTORADO

APROBADO POR: Wilson Araque

PROCESO: GESTIÓN DE PROYECTOS DELEGADOS POR EL RECTORADO


SUBPROCESO: GESTIÓN DE PROYECTOS DELEGADOS POR EL RECTORADO

ELABORADOR POR: Wilson Araque, Alejandra Pacheco

POE No.: UASB-VIC-3.1

EQUIPO DE PROCESOS: Sofía Vega   COORDINACIÓN: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Vicerrector

OBJETIVO:

Realizar el seguimiento a los proyectos asignados por el Rectorado para que se ejecuten de acuerdo a su planificación

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la emisión de la resolución de asignación de proyecto y concluye con el envío del informe final del proyecto al Rectorado

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
         
1 Realizar la resolución de asignación de proyecto Asistente del Rectorado Resolución de asignación de proyecto Cada vez que se genere un proyecto
2 Firmar la resolución de asignación de proyecto Rector   Resolución de asignación de proyecto Cada vez que se genere un proyecto
3 Enviar la resolución de asignación de proyecto al Vicerrectorado Asistente del Rectorado Resolución de asignación de proyecto Cada vez que se genere un proyecto
4 Recibir la resolución de asignación de proyecto del Rectorado Asistente del Vicerrectorado Resolución de asignación de proyecto Cada vez que se genere un proyecto
5 Indicar al Jefe de Planificación y Mejora Institucional y a la Asistente del Vicerrectorado los lineamientos bajo los que se debe realizar el proyecto Virerrector Correo electrónico Cada vez que se genere un proyecto
6 Realizar la solicitud de disponibilidad presupuestaria Asistente de Vicerrectorado Solicitud de disponibilidad presupuestaria

Cada vez que se genere un proyecto
7 Firmar la solicitud de disponibilidad presupuestaria Virerrector Solicitud de disponibilidad
presupuestaria

Cada vez que se genere un proyecto
8 Enviar la solicitud de disponibilidad presupuestaria a la Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Presupuesto") Asistente de Vicerrectorado Solicitud de disponibilidad presupuestaria

Cada vez que se genere un proyecto
9 (Subproceso "Presupuesto") Recibir la certificación presupuestaria Asistente de Vicerrectorado Certificación presupuestaria

Cada vez que se genere un proyecto
10 Opción: Se necesita realizar contratación de personal por servicios profesionales Obtener documentos del profesional que se va a contratar Asistente de Vicerrectorado Documentos del profesional que se va a contratar Cada vez que se genere un proyecto
11 Llenar la solicitud de contratos por prestación de servicios Asistente de Vicerrectorado Solicitud de contratos por prestación de servicios

Cada vez que se genere un proyecto
12 Firmar la solicitud de contratos por prestación de servicios Virerrector Solicitud de contratos por prestación de servicios

Cada vez que se genere un proyecto
13 Enviar la solicitud de contratos por prestación de servicios y los documentos del profesional que se va a contratar a la Jefatura de Recursos Humanos (Subproceso "Contratación de personal por servicios profesionales"). Pasar a la actividad 15. Asistente de Vicerrectorado Solicitud de contratos por prestación de servicios

Documentos del profesional que se va a contratar
Cada vez que se genere un proyecto
14 Opción: No se necesita realizar contratación de personal por servicios profesionales Indicar los lineamientos bajo los que se debe realizar el proyectoal equipo de trabajo Jefe de Planificación y Mejora Institucional Correo electrónico Cada vez que se genere un proyecto
15 Ejecutar actividades del proyecto Equipo de trabajo Entregables del proyecto Cada vez que se genere un proyecto
16 Opción: Se necesita realizar talleres Llenar la solicitud de suministros y materiales Asistente de Vicerrectorado Solicitud de suministros y materiales

Cada vez que se genere un proyecto
17 Enviar la solicitud de suministros y materiales a Control de Bienes (Subproceso "Adquisición, consumo y registro de suministros y materiales de oficina") Asistente de Vicerrectorado Solicitud de suministros y materiales

Cada vez que se genere un proyecto
18 (Subproceso "Adquisición, consumo y registro de suministros y materiales de oficina") Recibir suministros Asistente de Vicerrectorado Solicitud de suministros y materiales

Cada vez que se genere un proyecto
19 Realizar talleres Vicerrector / Jefe de Planificación y Mejora Institucional / Equipo de trabajo / Asistente de Vicerrectorado Actas de talleres
Registros de asistencia
Cada vez que se genere un proyecto
19 Opción: No se necesita realizar talleres
Realizar el reporte semanal del avance del proyecto
Equipo de trabajo Reporte semanal



Semanal
20 Enviar el reporte semanal del avance del proyecto por correo electrónico al Jefe de Planificación y Mejora Institucional Equipo de trabajo Reporte semanal
Correo electrónico
Semanal
21 Recibir el reporte semanal del avance del proyecto por parte del equipo de trabajo Jefe de Planificación y Mejora Institucional /Asistente de Vicerrectorado Reporte semanal Semanal
22 Realizar el informe semanal del avance del proyecto Jefe de Planificación y Mejora Institucional Informe semanal Semanal
23 Enviar el informe semanal del avance del proyecto por correo electrónico al Vicerrector para su conocimiento Jefe de Planificación y Mejora Institucional Informe semanal Correo electrónico Semanal
24 Solicitar factura a los consultores Asistente de Vicerrectorado Factura Mensual
25 Realizar solicitud de pago Asistente de Vicerrectorado Solicitud de pago


Mensual
26 Firmar solicitud de pago Jefe de Planificación y Mejora Institucional Solicitud de pago


Mensual
27 Enviar la solicitud de pago y la factura a la Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Presupuesto") Asistente de Vicerrectorado Solicitud de pago


Factura
Mensual
28 Realizar el informe final del proyecto Equipo de trabajo Informe final de proyecto Cada vez que concluya un proyecto
29 Enviar el informe final del proyecto  por correo alectrónico al Jefe de Planificación y Mejora Institucional Equipo de trabajo Informe final de proyecto
Correo electrónico
Cada vez que concluya un proyecto
30 Recibir el Informe final del proyecto por parte de los consultores Jefe de Planificación y Mejora Institucional Informe final de proyecto Cada vez que concluya un proyecto
31 Revisar el informe final del proyecto   Jefe de Planificación y Mejora Institucional Informe final de proyecto Cada vez que concluya un proyecto
32 Opción: Se necesitan realizar cambios al informe Solicitar cambios al informe final del proyecto por correo electrónico al equipo de trabajo. Pasar a la actividad 28. Jefe de Planificación y Mejora Institucional Correo electrónico Cada vez que concluya un proyecto
33 Opción: No se necesitan realizar cambios al informe Enviar el informe final del proyecto por correo electrónico al Vicerrector Jefe de Planificación y Mejora Institucional Informe final de proyecto
Correo electrónico
Cada vez que concluya un proyecto
34 Revisar el informe final del proyecto   Virerrector Informe final de proyecto Cada vez que concluya un proyecto
35 Opción: Se necesitan realizar cambios al informe Solicitar cambios al informe final del proyecto por correo electrónico al Jefe de Planificación y Mejora Institucional. Pasar a la actividad 32. Virerrector Correo electrónico Cada vez que concluya un proyecto
36 Opción: No se necesitan realizar cambios al informe Realizar el memorando de envío de informe final del proyecto Asistente de Vicerrectorado Memorando de envío de informe final del proyecto Cada vez que concluya un proyecto
37 Firmar el memorando de envío de informe final del proyecto Virerrector Memorando de envío de informe final del proyecto Cada vez que concluya un proyecto
38 Enviar el memorando y  Informe final del proyecto al Rector. Fin. Virerrector Informe final de proyecto Cada vez que concluya un proyecto